Na de aanvraag

Een goede aanvraag leidt in het beste geval tot een uitnodiging voor een contractonderhandeling tussen de projectpartners en de subsidieverstrekker.

Contractonderhandelingen

Een dergelijke uitnodiging moet niet worden beschouwd als een bindende toezegging, maar is wel de laatste stap in het proces naar een uiteindelijke toezegging van de subsidie. Hierna begint de daadwerkelijke projectimplementatie, de uitvoering van de activiteiten beschreven in de aanvraag, de projectleiding en de administratie van de resources en deadlines.

Na een succesvolle aanvraag nodigt de subsidieverstrekker u als projectontwikkelaar met de samenwerkingspartners uit voor een contractonderhandeling, waarin de verschillende partijen hun toezegging doen met betrekking tot de werkzaamheden, financiële verplichtingen en het intellectuele eigendom (IE). In essentie is het uitgangspunt dat er twee afspraken worden gemaakt - één in het samenwerkingsverband en één met de subsidieverstrekker:

• In de onderhandelingen met de subsidieverstrekker ligt de focus op het budget en de projectactiviteiten, ofwel een beschrijving en verduidelijking van de aanvraag. Bovendien moet er een samenwerkingscontract worden voorgesteld, dat voldoet aan eventuele eisen van de subsidieverstrekker.
• Het samenwerkingscontract omvat alle interne verplichtingen tussen de samenwerkingspartners, waaronder financiële verplichtingen en de intellectuele eigendomsrechten.

Projectleiding & -administratie

Aangezien de afspraken overheidsuitgaven betreffen, is een zorgvuldige administratie van de inzet van de toegekende middelen vereist. Projectleiding en -administratie blijft van cruciale betekenis om een effectieve en succesvolle uitvoering van het project te bereiken.

Projecten dienen uitgevoerd te worden volgens het principe van “comply or explain”. Dit betekent dat als het project volgens plan verloopt en iedereen voldoet aan de verwachte doelstellingen, er geen tot weinig interventie zal plaatsvinden van de subsidievertrekker. Als er daarentegen noemenswaardige afwijkingen worden gedaan van het projectplan of -budget, zult u dit moeten kunnen verantwoorden en verklaren met welke beredenering er van het plan is afgeweken.

U moet erop rekenen dat ongeveer 5 tot 10 procent van het projectbudget aan administratie en projectleiding wordt besteed. Aangezien dit een eis van de subsidieverstrekker is, wordt vaak het gehele bedrag vergoed.
De voortgang van de werkzaamheden en uitgaven wordt gerapporteerd aan de subsidieverstrekker op de daarvoor afgesproken momenten. Over het algemeen vindt er een halfjaarlijkse rapportering en uitbetaling van subsidie plaats.